Переводу офиса на удаленную работу

Последнее время я стал получать большое количество сообщений от своих знакомых, где они просили поделиться опытом относительно того, что нужно для удаленной работы их компании. Данная тема преимущественно упоминается мной на платных курсах и тренингах, но данная моя статья поможет всей отрасли двигаться вперед и нормализовать рабочий процесс со стороны своих сотрудников.

Нет никакого смысла перечислять все преимущества и недостатки перевода людей на удаленную работу, а также особенности найма и другие детали работы в коллективе на следующий год или больше. Все изложенное в этом материале проверено на практике руководителями, которые не смогли наладить нормальный процесс удаленной работы, а также подтверждено людьми, организующими процесс работы.

Задача:

Основная цель в данном случае заключается в переводе всех сотрудников в удаленный режим работы. Также стоит отметить, что данные изменения в рабочем процессе не должны никак повлиять на продуктивность работы.

Подготовка службы IT

1) Решение вопросов с удаленным администрированием

Первоначально нужно установить на компьютеры сотрудников программы, которые обеспечивают возможность удаленного доступа. Некоторые сотрудники не смогут справиться с данной задачей, поэтому им нужно помочь, причем сделать это необходимо в удаленном режиме.

При условии наличия рабочих ноутбуков, все крайне просто. Если нет, то работники IT-службы должны организовать данную функцию на личных компьютерах людей. VPN можно использовать с целью обеспечить полную безопасность пользователей.

2) Как решить проблему с программным обеспечением?

Зачастую в данный пункт входит необходимость приобретения для сотрудников гарнитуры, а также проверка работоспособности данной работоспособности. Если организовать это невозможно, рационально предоставить сотрудникам список рекомендуемых моделей, а также оплатить их покупку. Это позволит исключить наиболее серьезную проблему, которая заключается в плохом звуке во время звонка.

3) Решение проблемы плохого интернет-соединением

Помимо железа вторая проблема заключается в плохом интернете, что также решить достаточно просто. Исключите выход в интернет через мобильный интернет, контролируйте работу строго из дома, а не с кафе и гостиниц.

Подготовка софта

Удаленная работа может быть реализована исключительно после появления определенного типа документов. В данном случае уместно сравнение с автомобилем, который не поедет без двигателя. Несмотря на важность психологических моментов, рассматривать сегодня я их не буду, поэтому мы детально остановимся на обязательном софте.

Софт для удаленной работы

Чтобы обеспечить успех удаленной работы, необходимо обязательно использовать для этого необходимое программное обеспечение. IT департамент в свою очередь должен провести работу относительно доступности для всех сотрудников необходимых инструментов.

4) Чат всех сотрудников компании

Если ваша компания сравнительно небольшая, то можно обеспечить связь при помощи Telegram. В случае большого количества сотрудников в компании, рационально использовать Slack или Microsoft Teams.

5) Программное обеспечение для видеозвонков

Сотрудники компании должны иметь несколько альтернативных вариантов для видеосвязи.

● Чтобы получить буст к скорости передачи информации, необходимо приучиться шарить экран;
● При необходимости организации видеосвязи необходимо предварительно согласовать это в чате компании со всеми сотрудниками для подбора времени;
● Для всех важных звонков создаем отдельные записи.

6) Каждый сотрудник должен пользоваться календарем

Если есть прямая возможность, рационально заводить один календарь на всех сотрудников, куда будет внесена вся информация относительно предстоящих встреч в режиме видеозвонка. Стоит отметить, что календарь критически важен , ведь без него нельзя нормально организовать рабочий процесс.

7) Wiki или облако с документами

Всегда профессиональные компании используют облако для хранения и передачи данных. Забудьте о папках на рабочем столе, ведь в современном рабочем процессе – это просто неуместно.

8) Почта

Необходимость использования электронной почты при условии удаленной работы сводится к нулю. Основная ее функция заключается в контроле доступов и их последующей раздаче на личные учетные записи.

Подготовка службы кадров

9) Необходимо определить список сотрудников, которые будут переведены на удаленную работу

Некоторые сотрудники могут остаться работать в офисе, без изменения своего режима. Необходимо обязательно позаботится о том, чтобы люди в офисе имели весь перечень инструментов и программного обеспечения.

10) Документальное оформление удаленной работы

Ориентироваться необходимо на особенности компании, а также требования регуляторов.

11) Необходимо завести всем сотрудникам учетные записи во всех системах с последующим заполнением информации

12) Обязательным является обучение сотрудников

Сразу после окончания обучения необходимо провести тест, который подтвердит знание основ удаленной работы.Основные правила эффективной работы в удаленном режимеПрограммное обеспечение – это первая половина успеха удаленной работы, а вторая половина – это соблюдение всех базовых принципов. Рассмотрим данные принципы более детально.
Соблюдение удаленными сотрудниками рабочего времениУдаленная работа не означает, что все могут работать в любое время. Сотрудники должны быть ориентированы на 6 часов работы с компанией, в установленное компанией время. В противном случае нужно предупредить руководителя относительно своего особого графика работы.Многие руководители задаются вопросом относительно того, как вести контроль сотрудников на рабочем месте. Нет смысла отслеживать данный показатель, намного выгоднее контролировать выполнение поставленных задач. При контроле присутствия с вашей стороны, сотрудники будут только присутствовать, соответственно эффективность будет нулевая.
Нельзя недооценивать важность чата для компанииЧат можно назвать асинхронным инструментом, но требовать мгновенного ответа не стоит. Мгновенные ответы существенно снижают уровень продуктивности, поэтому рационально использовать чат для решения мелких трудностей.Чат нельзя использовать для решения сложных вопросовРабота с чатом – это большой объем работ. Для начала стоит отметить, что общие вопросы нельзя решать в личных сообщениях. Также необходимо указывать реальные контактные данные пользователей, которые присутствуют в чате.Видеозвонки – метод решения общих вопросовВидеозвонок должен стать полной альтернативной реальных встреч. При условии, что один из сотрудников утверждает, что решение вопроса должно проводиться в видеозвонке, то нельзя вынуждать решать вопрос в чате.Необходимо занести видеосвязь в календарь, после чего согласовать со всеми сотрудниками время. Оптимальный вариант в данном случае – это проведение голосования в чате. Это достаточно быстро и продуктивно.
Помогаем сотрудникам организовать рабочее местоКак указывалось ранее, работник должен иметь рабочий компьютер, который оснащается гарнитурой и наушниками. Работать с телефона недопустимо и возможно только в крайних случаях.Удаленный работник компании не должен в рабочее время решать любые личные проблемы. Это особенно актуально при наличии в доме детей, ведь следить за ними и одновременно выполнять свою штатную работу просто физически невозможно.

Начало работы в удаленном режиме

При условии, что весь комплекс работ был выполнен, старт удаленной работы не принесет никаких сложностей.

Первоначально все сотрудники будут задавать большое количество вопросов, поэтому рационально завести канал помощи в чате и организовать различного типа FAQ-сессии относительно перехода на работу в удаленном режиме. Это позволит ответить автоматизировано на все самые популярные вопросы со стороны работников компании.

Вся информация предоставлена достаточно сжато, но это лишь для того, чтобы использовать ее в качестве структуры. Предоставленные факты необходимо актуализировать под конкретные условия работы вашей компании.

Используйте данную информацию для своей организации и вы получите результат

Меню